Zahraniční cesty 
Zahraniční cesty
ZAHRANIČNÍ CESTY ZAMĚSTNANCŮ
ZAHRANIČNÍ CESTY STUDENTŮ
Studijní cesty studentů FF UP do zahraničí, žádosti a vyúčtování vyřizuje:
Zuzana Henešová, tel. 585 633 014, e-mail: zuzana.henesova@upol.cz, děkanát FF UP, Oddělení zahraničních záležitostí (dále jen ZO), Kateřinská 17, č. dveří 4.07.
Úřední hodiny
Po 9.00 - 11.00 13.00 - 15.00
Út 9.00 - 11.00
St 9.00 - 11.00 13.00 - 15.00
Čt 9.00 - 11.00
Více k podmínkám jednotlivých typům mobilit viz "Stipendijní programy".
Proplácení cestovních nákladů v rámci studijních pobytů DZS a studijních pobytů programu CEEPUS
Proplacení nákladů za jízdné do zahraničí se týká pouze studentů, jejichž mobilita byla zprostředkována buď Domem zahraničních služeb MŠMT (dále jen DZS), tj. stipendijní pobyty v rámci mezinárodních smluv, nebo programem CEEPUS. V ostatních programech jako jsou např. AKTION, Erasmus, DAAD atd. je studentovi poskytnuto paušální stipendium na pokrytí všech výloh spojených se studiem v zahraničí, tzn. jak výloh pobytových, tak i cestovních. Na proplacení jízdného tedy nemají u těchto programů studenti nárok.
V současné době je studentům jízdné hrazeno z prostředků "Rozvojového programu: Programu na podporu rozvoje internacionalizace" formou cestovního stipendia převodem na (korunový) účet.
DPORUČENÍ MŠMT: uplatnit zásadu hospodárnosti. Vysílané osoby jsou povinny použít přiměřený způsob (druh) dopravy, tj. vlak II. vozové třídy, autobus, resp. zlevněnou letenku typu APEX, PEX apod.
Studenti jsou povinni využívat studentských slev v rámci mezinárodní studentské karty ISIC a služeb cestovních kanceláří, které nabízejí zvýhodněné letenky pro studenty.
Podrobnější informace dle DZS zde http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/59_mezinarodni_smlouvy-uhrada_cestovneho/#Studenti
PŘED CESTOU
Studenti oficiálně vyslaní FF UP na studijní pobyt do zahraničí jsou povinni:
- nahlásit svůj výjezd do zahraničí alespoň 30 dnů před plánovaným odjezdem jak katedernímu koordinátorovi sítě, s kterým se domluví na individuálním studijním plánu (tzv. Learning Agreement, dále jen LA) na zahraniční univerzitě, tak zahraničnímu oddělení fakulty (Mgr. Zuzana
Henešová). Studentův výjezd je nutné registrovat ve STAGu, aby mu mohly být po návratu k výjezdu přiřazeny a zapsány katedrou uznané kredity z LA;- sepsání Learning Agreementu je závazné u všech výměnných programů, tj. i u programu DZS i Ceepus a to i u doktorandů! Formulář najdete v sekci „Formuláře“ – Mobilita/Freemover. Před odjezdem do zahraničí doporučujeme studentům pročíst si Směrnici děkana 03/2015 - Uznávání kreditů v rámci zahraničních studentských mobilit;
- přijít osobně domluvit na ZO na možnostech proplacení jízdného (u programu DZS a CEEPUS) a poskytnutí karty pojištění do zahraničí, tj. vyplnit formulář „Žádanka o náhradu jízdních výdajů vzniklých v souvislosti s plněním mezinárodních smluv“ (viz také záložka Formuláře), přinést kopii akceptačního dopisu od zahraniční univerzity, příp. fakturu či účtenky za jízdné, letenku a rozhodnutí o přidělení stipendia od MŠMT nebo CEEPUS programu;
- jakoukoli změnu týkající se pobytu v zahraničí je student povinen hlásit ZO!
- cestovní pojištění - s platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci
- o kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící v rámci těchto programů a akcí: CEEPUS, stipendia DZS a RP Mobilita nebo akcí organizovaných univerzitou včetně hromadných exkurzí, konferencí apod. Vždy se však musí jednat o výjezd formálně uznaný UP.
Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete zde (doc) a zde (pdf). Informace o pojištění v anglickém jazyce jsou zde.
PO CESTĚ
1. Po návratu ze studijního pobytu - vyúčtovat cestovné, tj. doložit na ZO originály jízdenky/letenky do/z místa pobytu. Účetní doklady je nutné dodat v tom kalendářním roce, ve kterém student vyjel na studijní pobyt do zahraničí (v případě programu DZS nutné dodat doklady do 1.11. kalendářního roku).
2. Doložit potvrzení o absolvovaném studijním pobytu od zahraniční univerzity (tzv. Letter of Confirmation).
3. Vrátit kartu pojištění (nejpozději do 30 dní od návratu).
ZAHRANIČNÍ CESTY ZAMĚSTNANCŮ
- Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty
- Postup PO ukončení zahraniční služební cesty
- Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci programu ERASMUS+
- Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci programu CEEPUS
- Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci mezinárodních smluv MŠMT
Zahraniční služební cesty, žádosti a vyúčtování vyřizuje:
Agnes Hausknotzová, tel. 585 633 013, e-mail: agnes.hausknotzova@upol.cz, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dv. č. 2.08
Úřední hodiny
Po 9.00 - 11.00 13.00 - 15.00
Út 9.00 - 11.00
St 9.00 - 11.00 13.00 - 15.00
Čt 9.00 - 11.00
- Zahraniční cesty zaměstnanců - manuál (dokument ve formátu pdf)
A/ Postup PŘED zahájením zahr. služební cesty
1. Před každou zahraniční cestou je zaměstnanec povinen vyplnit platný formulář Cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě
- Zaměstnanec vyplňuje body č. 1, 2 a 3. Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího katedry (nebo jeho zástupce), příp. garanta, pokud je cesta hrazena z grantu. Vedoucím kateder schvaluje cestovní příkaz děkan. CP dále schvaluje proděkan pro zahraniční záležitosti. Jeho podpis zajistí ZO. Bod č. 4 vyplňuje ZO.
- ZO nebude zajišťovat podpisy zpětně!!!
- VZOR vyplněného formuláře CP najdete zde. Zaměstnanec vyplňuje pouze to, co je ve formuláři psáno červeně.
- Pokud jedete na konferenci, CP by měl obsahovat také její program.
- Zahraniční cesty studentů v doktorské formě studia, kteří nemají s UP uzavřenou pracovní smlouvu, vyřizuje paní Agnes Hausknotzová, referentka pro vědu a výzkum.
2. Pokud plánujete jet do zahraničí autem, je nutné kromě CP vyplnit také Žádost o použití soukromého vozidla a zajistit na ní podpisy nadřízeného pracovníka a tajemnice fakulty. Vyplněnou a podepsanou žádost odevzdejte na ZO.
- NEZAPOMEŇTE, že: Pro pracovní cesty nelze použít vozidlo, které není havarijně pojištěno!
- Jedete-li na zahraniční cestu autem poprvé, je nutné přinést na ZO kopii tzv. velkého technického průkazu a havarijní pojistky.
- Zaměstnanec je povinen před cestou absolvovat školení řidičů (seznam proškolených zaměstnanců je na ZO nebo na ekonomickém oddělení - dále jen EO).
3. ZO zaměstnanci poskytne zúčtovatelnou zálohu na cestovní výdaje, tj. na jízdné, ubytování, vedlejší výdaje a stravu, příp. na kapesné (viz níže), a to jak v českých korunách (např. na zpáteční vlakovou jízdenku, která je v CZK), tak ve valutách, pokud zaměstnanec tuto skutečnost uvede do CP (viz bod 2 CP). Zaměstnanec, který žádá o zálohu, se pak domluví s dostatečným předstihem (minimálně 5 pracovních dnů předem) telefonicky, mailem, nejlépe však osobně se ZO na termínu jejího vyplacení. (Pro vyplacení zálohy je nutné mít odevzdaný a podepsaný formulář CP!!!)
- Valutovou zálohu vyplácí ZO, zálohu v CZK vyplácí paní Jana Paráková (klapka 3033) na pokladně FF.
- Kapesné: Zaměstnavatel může zaměstnancům poskytnout kapesné, a to do max. výše 30 % celodenního stravného (více B3-12/1-MPK Cestovní náhrady). Zaměstnanec je povinen zjistit u vedoucího pracoviště či garanta projektu, z kterého je cesta financována, zda mu kapesné může být poskytnuto, a informovat o tom ZO.
- Jízdné (letenku, bus) i ubytování lze zaplatit předem fakturou přes EO na základě požadavku na vystavení objednávky (zajišťuje sekretářka katedry). Informace o možnosti proplacení jízdného přes EO získáte buď na ZO, nebo na EO u paní Jitky Lakomé (kl. 3035).
- POZOR!!! Konferenční poplatek není součástí CP! (Konferenční poplatek je možné hradit předem prostřednictvím EO, nebo ho lze proplatit na základě dokladu o jeho zaplacení formou průvodního listu k faktuře).
- Knihy, kopírování, vstup do muzeí, knihoven nejsou součástí CP. Lze proplatit na základě dokladu o zaplacení formou průvodního listu k faktuře .
- Pokud zaměstnanec zahajuje zahraniční pracovní cestu v místě svého bydliště, nikoli v místě zaměstnání, je povinen vyplnit Žádost o povolení zahájit a ukončit zahraniční služební cestu v místě svého bydliště .
4. Před zahájením zahraniční služební cesty je možno si na ZO spolu se zálohou vyzvednout kartičku pojištění do zahraničí.
- Informace o cestovním pojištění pro zaměstnance a vyslané osoby jménem UP v Olomouci (jpg)
- Informace o pojištění v angličtině
B/ Postup PO ukončení zahraniční služební cesty
1. Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutné, aby zaměstnanec na ZO:
- co nejdříve vrátil kartičku pojištění do zahraničí
- vyplnil druhou stranu cestovního příkazu část 5) časový průběh cesty, podepsal se v části 5) a nechal podepsat vedoucího katedry nebo hlavního řešitele projektu, ze kterého je cesta hrazena (část 7)
- dodal doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD apod. (doklady musí být nalepené na papíře formátu A4). Doklady by měly být čitelné (razítko, podpis, uvedená částka a měna), roztříděné podle druhu výdaje a měny, s popisem, zda bylo hrazeno hotově nebo fakturou, z čeho bude doklad účtován).
- dodal zprávu ze zahraniční služební cesty, případně vrátil po domluvě se ZO nevyčerpanou částku ze zálohy ve valutách.
- Zpráva ze zahraniční cesty musí obsahovat vyúčtování, tzn.:
- seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek (mohou být souhrnně - ubytování, jízdné v Kč, jízdné ve valutách, vedlejší výdaje)
- je nutné uvést, jestli bylo poskytnuto během zahraniční cesty jídlo (např. ubytování se snídaní, polopenze, večeře atd.)
- jestli zaměstnanec požaduje diety, případně kapesné
- z čeho budou cestovní výdaje hrazeny (SPP nebo číslo střediska)
To vše nejpozději do 10 dnů po návratu ze zahraniční služební cesty!!!
2. Do 10 pracovních dnů ode dne předložení všech písemných dokladů zaměstnancem se provede vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku (vyplácen pouze v CZK) či přeplatku (možné vrátit ve valutách i v CZK) cestovních náhrad zaměstnance informuje paní Jana Paráková, pokladní FF UP (kl. 3033).
Dokumenty
B3-12/1-MPK - Cestování náhrady, příloha č. 5: formulář Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě
B3-14/1-MPK - Dodatek č. 1 k metodickému pokynu kvestora UP č. B3-07/1 - Cestovní náhrady
Formuláře pro zahraniční cesty zaměstnanců
Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě
Žádost o použití soukromého vozidla
Žádost o povolení zahájit a ukončit pracovní cestu v místě bydliště
Plná moc (PDF)
Vyúčtování zahraniční cesty studentů v rámci ESF projektů
C/ Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci programu ERASMUS
Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu ERASMUS postupuje stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty).
POZOR! Před cestou je však nutné dodat na ZO spolu s CP kopii Finanční dohody (dále jen FD), kterou s Vámi sepíše paní Mgr. Yvona Vyhnánková
- Soukromé vozidlo lze použít pouze po dohodě s paní Vyhnánkovou, případně lze cestu autem proplatit na základě dokladu z ČD o výši jízdného vlakem tam a zpět.
Po ukončení učitelské mobility v rámci tohoto programu postupuje zaměstnanec opět stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí (viz Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).
K vyúčtování CP je však kromě ostatních dokladů z cesty nutné na ZO dodat:
- Kopii „Potvrzení o absolvování výuky“
- Kopii „Závěrečné zprávy“ ERASMUS
- „Klasickou“ závěrečnou zprávu pro zaměstnavatele
POZN.: Originály prvních dvou vyplněných formulářů zaměstnanec předá paní Mgr. Yvoně Vyhnánkové do 10-ti dnů po ukončení mobility.
Podrobné informace o učitelských mobilitách v rámci programu Erasmus i potřebné formuláře a dokumenty najdete na webových stránkách KZS RUP:
D/ Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci programu CEEPUS
Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu CEEPUS postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).
Postup se oproti „běžné“ cestě liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:
- vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
- Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
- V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy
Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno hostitelskou zemí.
E/ Informace pro učitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci mezinárodních smluv MŠMT
Stipendijní pobyty pro učitele VŠ nabízí Dům zahraničních služeb Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen DZS). Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci mezivládních dohod postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).
Postup se oproti „běžné“ cestě do zahraničí liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:
- vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
- Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
- V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy
Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno buď hostitelskou zemí, nebo přímo DZS MŠMT ČR.
